Un expediente electrónico es el registro de un trámite de gobierno. Reúne, en orden, cada solicitud, informe técnico, dictamen y resolución, firmado por quien es responsable. Pedir un permiso de obra, por ejemplo, abre uno.
En ediciones anteriores miramos un documento dentro de ese registro: cómo se guarda, se busca y se verifica cada acto en GDE2, el módulo de expedientes de SovraGov. Allí, cada acto es texto estructurado firmado, y el PDF se genera cuando alguien lo necesita.
Esta vez vamos a mirar el expediente completo: cómo se construye, cómo incorpora nuevos actos, cómo pasa de un área a otra y qué puede consultar la persona que inició el trámite mientras el gobierno trabaja.
1. Una secuencia de actos firmados
Un acto administrativo es un paso formal dentro de un procedimiento: una providencia, un pedido de información, un informe técnico o una resolución. En GDE2, cada acto tiene tres componentes: el contenido, un bloque de metadatos (número de expediente, organismo, fecha, firmantes y documentos vinculados) y una firma separada que se almacena junto al texto.
El expediente reúne esos actos en una secuencia ordenada. Cada uno ocupa un folio, que identifica su posición dentro del registro. El orden en que ocurrieron las actuaciones queda así documentado y no puede modificarse retrospectivamente.
También hay distintos tipos de expediente. Una licitación de obra pública y un permiso de obra, por ejemplo, siguen procedimientos diferentes. El tipo define qué pasos corresponden y qué condiciones deben cumplirse antes de cerrar el expediente.
2. Cómo entra un acto al expediente
Los actos se redactan desde el expediente al que pertenecen, en la bandeja donde se redacta, se revisa y se firma: borradores, enviados, a firmar y firmados, con plantillas, revisores asignados y un registro de auditoría de cada paso.
La firma sigue siempre el mismo camino:
El texto se canonicaliza: se normalizan los finales de línea, la codificación de caracteres y el orden de los metadatos, para que el mismo contenido produzca siempre la misma huella.
El sistema calcula un hash SHA-256 de ese texto, una huella corta que cambia por completo si cambia un solo carácter.
El certificado del firmante firma ese hash con CAdES, el estándar europeo de firma electrónica avanzada (ETSI EN 319 122), con la infraestructura de certificación que el gobierno ya usa.
En ese momento el acto queda vinculado a su expediente de forma automática, porque nació dentro de él. Nadie tiene que buscar después el documento firmado y adjuntarlo a mano. Un funcionario con cincuenta documentos en el portafirmas puede firmar cuarenta y nueve y dejar uno para revisar.
Las leyes de firma digital de la región siguen la Ley Modelo de la CNUDMI, que pide integridad, autoría, cadena de certificación y trazabilidad. En junio explicamos por qué la validez vive en la firma sobre el contenido.
3. Los pases también son actos
Cuando un expediente pasa de un área a otra, el movimiento queda registrado como un pase, firmado por quien lo envía e incorporado a la secuencia del expediente.
Cada operación se ejecuta como una única transacción: se registra el acto y su firma, se crea la entrada de auditoría, se actualiza el estado del expediente y se registra el pase. Todo se confirma junto o no se confirma. Así, el expediente no puede quedar enviado sin el pase correspondiente ni firmado sin que se actualice su estado.
Este modelo permite algunas cosas que en un procedimiento tradicional resultan difíciles:
Pases en paralelo. Cuando dos áreas no necesitan esperar la aprobación de la otra, pueden recibir el expediente al mismo tiempo. Planeamiento y bomberos, por ejemplo, pueden revisar un permiso de obra en paralelo.
Resúmenes para cada área. Como los actos son texto, el sistema puede generar en segundos una nota que resume el expediente para el área que lo recibe. Un funcionario la revisa antes de enviarla.
Cuando un área necesita información de otro registro o institución, GDE2 puede consultarla mediante X-Road, una capa abierta de intercambio de datos entre sistemas de gobierno. La respuesta se incorpora al expediente como un acto más, de modo que la información consultada también queda documentada dentro del procedimiento.
4. Qué ve el ciudadano
El ciudadano inicia el trámite en la Ventanilla Única, el portal de SovraGov, con una identidad verificada una sola vez.
A partir de ahí, los cambios de estado que se publican para el seguimiento del trámite aparecen en su perfil, donde puede consultar el historial y saber en qué etapa se encuentra.
Cuando el procedimiento termina, el permiso también puede llegar como credencial verificable a SovraWallet, la billetera del ciudadano en su teléfono. Desde allí, puede presentarlo y verificarse sin consultar a quien lo emitió.
5. Expedientes que empezaron en un sistema anterior
Los gobiernos adoptan GDE2 de forma gradual. Por eso, cada expediente nuevo nace en el sistema desde el primer día, mientras que los que ya estaban abiertos conservan sus documentos en el formato firmado original y pueden consultarse desde GDE2 por su número de expediente.
Cuando uno de esos expedientes recibe su primer acto nuevo, se incorpora al sistema. Sus documentos anteriores se integran respetando su orden original, se verifican las firmas existentes y la incorporación queda registrada como un nuevo acto. Los documentos históricos no se convierten ni se vuelven a firmar.
Así, una firma que un funcionario puso hace años conserva exactamente su forma original, y el expediente puede continuar su recorrido en GDE2.
Para leer esta semana
ETSI EN 319 122: el estándar CAdES, el formato de firma de cada acto.
Ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas Electrónicas: el texto detrás de la mayoría de las leyes de firma digital de la región.
X-Road: la capa de código abierto que usan los gobiernos para que sus sistemas se consulten entre sí.
CommonMark: la especificación del formato de texto en el que se escribe cada acto.
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Qué es un expediente electrónico y cómo se implementa: qué es un expediente electrónico y cómo se implementa, en cuatro pasos.
Presentamos GDE2: la edición de lanzamiento, con videos cortos del producto.
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